各县（市、区）人民政府，市政府直属各单位：

为切实维护市政府公文的严肃性、规范性、统一性，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《丽水市人民政府工作规则》等文件要求，现就进一步完善办公室办文制度通知如下：

一、收文办理

凡主送、抄送市政府、市政府办公室的各类公文，均由市府办秘书处统一收文、登记、传递。

（一）受文原则。

1.对符合行文规定，具有以下内容的文件予以受理。

（1）关系到全市经济社会发展的总体规划、重大战略方针、重大改革方案、新的政策及措施，以及需要市政府颁布的政策性文件。

（2）按有关文件规定，必须由市政府审批的事项。

（3）需要由市政府上报省政府和省政府有关部门审批或审核的事项。

（4）对本市经济、科技、教育、文化、卫生等事业起指导作用，且需要各地、各部门普遍周知或执行的重要事项。

（5）根据省政府文件精神，需要市政府结合实际，转发给各地、各部门贯彻执行的实施意见。

2.对各地、各部门的请示、报告类公文，区别情况进行“受理”、“转办”或“退文”。

（l）市政府一般只受理逐级请示件，对越级或越过主管部门直接向市政府的请示件予以退文。

（2）凡报送市政府的请示、报告等上行文，必须由部门或县（市、区）政府主要负责人签发，并在公文首页标注签发人，未按此行文的实行退文处理。

（3）属于市政府部门职权范围内办理的请示件，退回来文单位，并告知该由何部门办理。

（4）需由相关部门协调而未经协调的请示件，退回来文单位，并作必要说明。

（5）一文两事或多事，退回来文单位，以“一文一事”重新上报。

（6）凡同时主送市委、市政府的请示件，市政府一般不予办理；如确实必须同时主送市委、市政府的请示件，需待市委批办后再予以办理。

（7）有关党的工作内容不应报市政府审批；属市政府审批范围，但其内容与市委部门的工作范围有关的事项，应先报市委有关部门审核后，再按程序报市政府审批。

（8）凡应由市政府各部门直接处理的文件或属于市政府职能部门职权范围内的事项，应转有关职能部门处理；按规定必须由市政府审批的事项，应先由主管部门提出审核意见后再向市政府行文报批。转部门处理的文件，由秘书处告知来文单位与承办部门联系。

（9）凡涉及超越本地区和部门职权范围的事项，没有经过协商的，应退回来文单位，由其先与有关地区和部门充分协商。如协商一致且不涉及逐级审批的，可经会签后自行发文或联合发文，如经协商未取得一致意见，需要市政府出面协调的，应在请示中如实写明各自的不同意见或附上与部门协商的意见。

（10）无特殊原因，要求市政府审批的事项直接报市政府领导个人审批的，予以退文。如有特殊原因需直接报市政府领导的，必须注明特殊原因或附上领导批示。

（11）请示件格式不规范或文件要素不全的，由秘书处退回来文单位规范后重新上报。予以转办或退文的文件，由秘书处详细登记，并告知来文单位转办或退文的原因。

3.各类信访件，根据其反映问题送市政府分管市长或分管秘书长（办公室主任）签批办理意见后，统一移交市信访局根据领导签批意见转有关部门、单位办理，秘书处做好移交登记工作。涉及行政复议、行政诉讼事宜的，及时移交市法制办办理。

（二）下列特殊情况来文可予受理。

1.情况特别紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的事项和突发性事件。

2.虽属部门职权范围，但因问题复杂，该部门审批时感到没有把握，需请市政府领导审示的事项。但应在文件中附情况说明。

3.市政府领导要求直接报批的事项。

（三）收件办理。

1.来文由秘书处收发室签收登记后，视公文内容分为“办件”和“阅件”。上级下发的需要执行或办理的文电，各县（市、区）政府和市级各单位报送的请示，市级部门发的需执行的文件，视为“办件”;其它不需办理、回复，但需要有关领导知晓的文件，视为“阅件”。

2.“阅件”经秘书处负责人批注后，分送有关领导和处室传阅。

3.对确认受理的“办件”，经秘书处负责人批注后，送有关领导阅批，各承办处室应及时按领导意见予以处理，并对办文全过程进行不间断的跟踪反馈，办毕后及时交秘书处归档。

4.对应受理的请示件，按下列程序办理：

（1）由秘书处根据请示内容批注有关领导阅示或转有关部门提出拟办意见。紧急公文注明办理时限。

（2）领导批示后，由对应处室负责办理。如需市政府批复、批转，市政府办公室复函、转发，或向上级机关请示、报告的，按市政府办公室发文要求办理。如需转有关单位征求意见的应有明确要求和反馈时限，并由承办处室根据领导阅示意见填写《领导批示办理通知单》抄告有关领导、来文单位和承办部门，如有必要，可附领导批示复印件并加盖“市政府办公室复印件”专用章。领导批示原件不得外传。

（3）凡领导批示中有时限要求的，应按时限完成，其他一般应在15天内办毕。凡请示件不论办理结果如何，原则上均应给来文单位答复，如以电话、口头答复，则要做好相关答复记录。

（4）市政府领导不受理不按行文程序送批的文件。对未经办公室签收的请示件，除特急件外，市政府、市政府办公室领导不予签署意见，职能处室不得受理。由于特殊原因，领导已签署意见的，应及时补办签收手续。

（四）传阅管理。

主要指纸质来文传阅。

1.文件传阅前，市政府办公室收发室对文件进行筛选分流，细致分组传阅。对一般事务性文件，如调查报告、工作总结、情况反映等，可登记后直接转给秘书长、副秘书长、办公室副主任或有关处室及职能部门阅，防止不必要的公文旅行。

2.急件、密级件和“办件”要做到“一文（文件）一单（文件处理单）一夹（文件夹）”，并在文件夹外贴上醒目的标签提示阅文人，加快传文速度，提高工作效率。“阅件”可以按类别合用一个文件夹，但要做到“一文一单”。

3.为了有效地掌握传阅文件的运转行踪，避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明，每位领导或处室人员阅文后退交收发室，由收发室再送第二序位的人员传阅，以此依次送退，直至文件传阅完毕。在传阅过程中，如遇领导外出且离开机关时间较长，收发室可调整阅文次序，以免造成文件积压。要求阅文人一般不要自行转阅。如因情况紧急或特殊，需要当面送阅的，送出一方要作好登记，注明文件去向，并马上告知收发室。对于“办件”，要建立传阅登记表，注明送阅、退回时间和文件去向，及时了解和掌握文件的运行情况，公文收回时应及时注销。

4.领导阅退的文件，领导秘书或对应联系处室人员要逐份进行检查，如有批示意见，按批示要求迅速处理。文件在传阅过程中，收发室文书应适时进行催阅，以免积压，延误工作。文件传阅完毕，收发室文书要适时地进行检查处置：一是检查阅文人签名，验证文件是否全部已阅；二是检查在传阅过程中阅文人有无新的指导意见，如有意见，应酌情转送有关领导审阅，或送处室处理；三是检查文件是否缺损，如有缺损要及时查询处理。检查后，将文件视情交办或分门别类地存档。

5.各领导和办公室各处室、收发室对文件交换要坚持做到每日两取两送，即：上午十时左右取送一次，下午十六时左右取送一次。急件随收随送、随送随取。

二、发文办理

（一）发文原则。

1.市政府和市政府办公室的公文，是市政府和市政府办公室在履行职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。行文要少而精，注重效用，提倡写短文。

2.以市政府名义行文的，必须是关系全局的重大问题和依照法律、法规、规章等规定必须由市政府行文的事项。

3.市政府各部门要求市政府批转的公文，除特别重要事项以市政府文件印发外，一般以市政府办公室文件转发。

4.省政府各部门主送市政府或市政府办公室的公文，需要往下转发或部署贯彻的，原则上由市政府有关部门直接行文或相关部门联合行文。特别重要的由市政府或市政府办公室转发。

以上3、4两项，由市政府办公室名义转发且文内注明“经市政府同意”的，须报分管市长或市政府秘书长审阅后发。

5.市政府专项性工作通知，原则上以市政府办公室名义行文。

6.由市政府表彰并以市政府文件印发的，表彰事项和表彰对象须经市政府常务会议或市长办公会议审议通过。各部门评比的先进单位和个人，由各部门自行发文表彰；必须以市政府名义表彰的，由承办部门请示市政府，经市政府常务会议或市长办公会议审议同意后视情以市政府或市政府办公室名义发文表彰。需由市政府审核或以市政府名义推荐上报的各类先进、表彰对象（包括申报国家、省级品牌、商标和大师类荣誉等），也须经市政府常务会议或市长办公会议审议通过。

7.市政府、市政府办公室召开会议，会议通知一般以明传电报印发。

8.对下级机关上报的请示，如不必用正式文件批复的，可以领导批示抄告单等方式答复来文单位。

9.向下级机关的行文，如有以下情况应同时抄送其上级机关和有关主管部门：

（1）市政府制定的规范性文件；

（2）内容涉及计划、财政、机构、人事、劳动、工资、社保、物价、规划、区划调整等内容的；

（3）其他有必要的事项。

10.凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的简单问题，一般不行文。

（二）公文拟写有关规定。

1.公文标题，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2.公文中的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。

3.合理使用各单位的名称及其简称。文内使用简称（市委办、市府办统一规范的部门单位简称除外），一般应当先用全称，注明“以下简称”后再用规范化简称。文件落款必须使用全称，抬头和抄送单位可使用规范化简称。

4.公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

5.公文中的计量单位，必须使用国家法定计量单位。

6.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

7.拟文一般应以打印件送审，并附拟文说明或有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示等（可用复印件）。

8.要求在下列时限内办结的公文应设立紧急标志：要求在3天内办结，或在一周内办结而需要经过较多审批环节的公文，应作为特急件处理，并在拟文单右上角标注“特急”；要求在一周内办结、或在两周内办结而需要转有关部门征求意见的公文，应作为急件处理，并在拟文单右上角标注“急件”。对办文处室标注“特急”和“急件”的办件，秘书处和承办处室有关人员应及时掌握特急件、急件在各环节的办理情况。

9.非普发的文件（含电报），有关受文单位和部门的名单应在初稿送审时一并附上。

（三）核稿要求。

1.公文送领导审签前，各拟文处室必须对公文内容和背景材料进行严格审核把关。对市政府审批的规范性文件，要严格审核报送单位的请示件、代拟稿；办文引用的依据性材料（法律、法规、规章、政策性文件等）；相关部门的反馈意见；起草说明；市政府领导对办文的批示意见、协调会的会议纪要等。对市政府各类会议纪要，要附背景情况说明，会议签到单、会议记录、提交会议讨论的材料、议定事项的依据性材料（法律、法规、规章、政策性文件）等。对市政府批复类文件和市府办的抄告、转发类文件，要附报送单位的请示件、拟办过程和处室意见、领导批示原件等。

上述文稿拟文过程中如有部门单位反馈不同意见或补充意见的，文稿“起草说明”不能只作简单罗列，须进行梳理，注明哪些意见已吸收，哪些意见没有吸收，并作简要说明。

2.秘书处核稿（初核）主要侧重于文稿的行文、格式、文种等内容，根据公文处理的有关规定，进行核阅把关。特急件、急件应一到即核；其他文稿一般在1天内核毕。如不能核毕的，必须向拟文处室作出说明。核稿人认为文稿内容需作较大改动的，应与拟文处室协商，经认可后将文稿退还拟稿处室重新拟稿。

3.领导签批后的文稿原则上不再改动。如确有必要改动的，应与秘书处协商，并将原稿及修改后的清样一并送签发人审定。

（四）发文程序。

基本程序为：领导交拟    相关业务处室拟稿    秘书处初核    办公室分管主任或分管秘书长审核    秘书长或办公室主任复核（或签发）    市长或分管市长签发（或阅后发）    秘书处编号    排版    拟稿处室校对    转化CEB（印前校）    第一读者阅读    用印    分发（归档）。

其中：以市政府名义行文，且内容涉及人事、机构、编制变动，经费调整，规划审批，土地出让，重大项目审批，表彰事项申报（审批），两位以上副市长分工的，其行文签批程序为：有关处室拟发文稿    秘书处初核    办公室分管主任、分管秘书长（业务分管主任）审核    秘书长复核    分管市长会签    市长签发。其他公文签批程序、职责和权限均按《丽水市人民政府办公室关于进一步做好办公室办文工作的通知》（丽政办发函〔2007〕4号）规定执行。

三、建立办文、核稿责任制

（一）文件承办人要认真学习，熟练掌握公文处理的各项规则、规定，认真负责地处理公文办理过程中的每一细节，努力降低差错率。

（二）有关办文处室负责人要对承办人拟就的文稿严格把关，使有差错的文稿不出处室。

（三）秘书处核阅的所有文件，印毕待发前，必须经秘书处“第一读者”阅读无误后方可发出。

（四）对“特急件”、“急件”，需立即送领导阅签和办理的，由拟文处室负责传送。

（五）文稿内容主要由拟稿处室负责把关，秘书处主要负责文稿行文关系、体例、格式和送签程序的把关。

（六）文稿校对分一校和二校，主要由拟稿处室负责，一校和二校原则上必须由处室不同人员承担，二校后的校对稿必须与领导的签发稿一致，杜绝出现“漏字、漏句”现象。

（七）秘书处定期对办文、核稿和“第一读者”阅读文件情况进行统计通报。对发现的问题按政策差错、文种格式差错、文字差错、校对差错、未按程序办理等类别予以公布。

四、其他有关问题

（一）审批公文，主批人（或签发人）应当明确签署意见（签“发”或“XXX审阅后发”），并写上姓名和审批时间，其他审批人（或会签人）也应签署“拟同意”、“同意”或其他具体意见，圈阅视为同意。

（二）审核公文，一般分初核、审核、复核，初核一般签署“请XXX审核，XXX复核”或“请XXX复核，XXX签发”或其他意见，审核一般签署“已核”或其他意见，复核一般签署“请XXX签发”或“请XXX审阅，XXX签发”或“请XXX会签，XXX签发”或其他意见。

（三）草拟、修改和签批纸质公文时，用笔用墨必须符合存档要求。

（四）在公文审核、签批、校对、“第一读者”阅读、用印、装订等全过程中，不得将公文修改稿及有关依据材料抽出。

（五）处室承办各级来文有时限规定的，应在规定时限内完成；特急件、急件，按要求急事急办。除此之外，一般应在15天内办妥，并分别用公文、函件、领导批示抄告（或复印件）和电话进行答复。问题比较复杂，需要反复协商的，也应在15天内提出初步办理意见，送有关领导审示，并给来文单位答复，包括电话和口头答复。

（六）市政府及市政府办公室已分发（归档）的文件，按《中华人民共和国政府信息公开条例》有关规定，以及拟文处室和秘书处初核是否“公开”的意见，由市政府办公室信息公开中心视情向社会公布。

（七）市政府及市政府办公室文件的电子版，由秘书处与市信息中心共同做好管理和维护工作，确保电子文件的及时刊载、有效存档和方便查阅。

本通知未尽事宜，按《党政机关公文处理工作条例》执行。

此前印发的《丽水市人民政府办公室关于公文处理补充规定》（丽政办发〔2006〕112号）同时废止。

                 二○一二年五月十八日

（此件公开发布）

相关附件下载:丽政办发〔2012〕69号.ceb